Das Archivieren von Emails, Eingangsrechnungen, Ausgangsbelegen und sonstigen Dokumenten ist mittlerweile mehr als nur eine Vorgabe für Unternehmen: Email- und Dokumentenarchivierung ist vielmehr ein Werkzeug geworden, durch das im betrieblichen Ablauf von Unternehmen viel Zeit eingespart werden kann.

Über die Zeit der Belegablage und der Dauer des Wiederfindens hinaus können vielfach Raum- und Mietkosten eingespart werden. Das bedeutet aber auch, dass gerade für die Optimierung der Informations- und Belegprozesse auch eine Lösung gefunden werden muss, die gerade das "Dokumente archivieren" und recherchieren nicht zu einem Mehraufwand für die Mitarbeiter werden lässt. Dieses aber ist gerade bei vielen